Cette documentation est accompagnée de FAQ. Nous compléterons progressivement ces fichiers d’aide et les FAQ.

1         Configurer BookMate

Félicitations ! Si vous êtes arrivé jusqu’ici, c’est que vous avez réussi à vous connecter votre bureau comptable à notre plateforme BookMate. Vous découvrirez ici comment donner accès à BookMate à vos collègues ou employés. Vous apprendrez également comment donner accès à vos clients en tant qu’utilisateurs finaux. 

1.1       Configuration du bureau

La gestion du bureau et de ses employés se fait via l’onglet « Bureau ».

1.1.1      Informations de la société

Les données de la société de votre bureau comptable sont purement informatives et donc facultatives. 

• INFORMATIONS DU CONTACT
  • Informations générales relatives au comptable (nom, données de contact, …).

• INFORMATIONS DE LA SOCIETE
  • Un paramètre utile : Ajouter un client uniquement par admin
  • Ceci détermine si tout le monde peut activer les dossiers clients sur la plateforme ou seulement les utilisateurs administrateurs.

1.1.2      Gestion du personnel

L’onglet « Collaborateurs » vous permet de créer et gérer les employés de votre bureau :

BookMate propose 3 types de collaborateurs :

• ADMIN
  • Un profil d’administrateur peut modifier les paramètres du bureau et possède une vue sur l’ensemble des dossiers. 
• COLLABORATEUR
  • Un collaborateur n’a pas accès aux paramètres du bureau. Il est en mesure de consulter et modifier les dossiers pour lesquels il est gestionnaire ou collaborateur ainsi que les dossiers appartenant à son (ses) groupe(s) de clients.
• SUPPORT
  • Un profil de support fonctionne uniquement pour les listes de tâches qui lui sont assignées (que ce soit ou non via un groupe de clients).

La création et la modification des collaborateurs est réservée aux utilisateurs ayant le profil Admin. Le premier utilisateur du compte BookMate est toujours un utilisateur Admin.

Lorsqu’un compte collaborateur est créé, les données d’identification du collaborateur sont saisies. Une fois le collaborateur créé, il recevra un email contenant toutes les informations de connexion nécessaires lui permettant d’accéder à la plateforme.

Il est également indiqué pour chaque collaborateur à quels clients et/ou groupes de clients il peut accéder (faculatif). Bien entendu, cela peut être modifié plus tard.

1.1.3      Groupes de collaborateurs

Ce module permet de créer des groupes de collaborateurs qui reflètent l’organisation et le fonctionnement de votre bureau.

Les catégories de collaborateurs peuvent être affectées à des clients ou à des groupes de clients.

1.1.4      Groupes de clients

Ce module permet de créer des groupes de clients qui représentent l’organisation et le fonctionnement de votre bureau. 

Lors de la création d’un groupe de clients, un nom et une adresse email sont affectés au groupe.

Les dossiers clients et les collaborateurs sont en outre affectés à un groupe de clients. 

Lorsqu’un client est activé, un gestionnaire de dossier (collaborateur) et/ou groupe de clients lui est affecté. 

La communication entre le client et le bureau s’effectue, entre autres, via l’outil de messagerie et d’un principe de cascade :

CASCADE

• La communication est envoyée par courrier électronique au gestionnaire de dossier (collaborateur) assigné au client. 
• En l’absence d’un gestionnaire de dossier assigné, la communication sera envoyée à l’adresse électronique du groupe de clients assigné à ce client. 
• En l’absence d’un groupe de clients désigné, la communication sera envoyée à l’adresse électronique fonctionnelle du bureau comptable.

1.2       Gestion des dossiers

Puisque BookMate a pour mission de structurer le flux de documents de la PME (l’utilisateur final), il est nécessaire de pouvoir ajouter et gérer ces utilisateurs finaux.

1.2.1      Ajout d’un dossier client

Les dossiers clients sont ajoutés un à un dans BookMate via l’onglet du menu Client.

Pour chaque client, un minimum d’informations est requis. Le paramètre de configuration est destiné à une évolution future de BookMate et ne peut pas être modifié.

Il est possible d’ajouter des contacts au dossier à cette étape. Ce n’est cependant pas obligatoire d’ajouter les contacts immédiatement : ils peuvent également être ajoutés plus tard dans le processus.

Les clients peuvent être désactivés s’ils ne sont plus clients du cabinet comptable.

Les clients désactivés peuvent être réactivés ici.

Pour les clients désactivés, l’archive complète peut être téléchargée ici.

1.2.2      Configuration / gestion des dossiers

Vous pouvez accéder aux paramètres d’un dossier client en cliquant sur l’icône « Paramètres du dossier » en regard des dossiers sur l’écran Clients actifs. 

Vous pouvez également accéder aux paramètres en cliquant sur le nom du dossier du client concerné puis sur « Paramètres du dossier » dans la partie gauche de l’écran.

1.2.2.1      Paramètres des dossiers

Les paramètres des dossiers contiennent des informations commerciales générales telles que les coordonnées de l’entreprise et du gestionnaire de dossier au sein du bureau. 

Note: Il est actuellement impossible de changer le code du dossier. Ce code n’est actuellement pas utilisé dans BookMate car il n’y a pas d’intégration directe avec votre logiciel de comptabilité. 

1.2.2.2      Configuration

1.2.2.2.1      Utilisateurs

Après l’activation et la configuration d’un dossier client, des utilisateurs (supplémentaires) peuvent être créés et activés à partir de cet écran. Les utilisateurs peuvent accéder au portail PME pour un ou plusieurs dossiers clients. 

Lors de la création, chaque utilisateur se voir attribuer un profil pour déterminer ses droits d’accès au portail PME. Le traitement des documents est actuellement la seule valeur possible dans BookMate.

En fonction de l’adresse email du (nouvel) utilisateur, BookMate détermine s’il existe déjà et s’il a déjà accès à la plateforme. Dans ce cas, son accès est étendu au nouveau dossier. De cette manière, il est possible de créer des adresses email dédoublées. Ce qui signifie qu’il est possible d’utiliser une adresse e-mail pour plusieurs sociétés/dossiers. 

Après avoir créé l’utilisateur, un e-mail d’activation lui est envoyé. 

Cet e-mail contient les informations de connexion nécessaires pour le portail PME : 

L’adresse e-mail personnalisée qui peut être utilisée par l’entrepreneur pour envoyer ses documents numérisés vers BookMate : numérod’entreprise@my.bookmate.be.

PREMIÈRE CONNEXION

Lors de la première connexion, le nouvel utilisateur est invité à accepter les conditions d’utilisation de l’application avant d’avoir accès au portail PME. Il arrive ensuite au tableau de bord personnel de son entreprise. Il est vivement conseillé de changer le mot de passe attribué par défaut à ce moment. 

Vous pouvez retrouver à tout moment les conditions d’utilisation en cliquant sur votre nom dans le menu en haut, puis en sélectionnant « Conditions d’utilisation ». 

1.2.2.2.2      Gestionnaire de dossier

Grâce au gestionnaire de dossiers et au groupe de clients, les collaborateurs du bureau qui ont accès au dossier en question via l’écran des clients actifs sont affectés à ce dernier.

GESTIONNAIRE DE DOSSIER

• Gestionnaire de dossier actuel: généralement défini lorsque le fichier est activé.
• Nouveau gestionnaire de dossier : Sélectionnez ici le nouveau gestionnaire du dossier. 
• Collaborateurs : sélectionnez un ou plusieurs collaborateurs du bureau qui peuvent également accéder au dossier client via l’écran Clients actifs. 

GROUPES DE CLIENTS

• Groupe de clients actuel : défini lors de la création du dossier.
• Nouveau groupe de clients : sélectionnez ici le nouveau groupe de clients qui aura accès au fichier client en question.

1.2.2.2.3      Groupes de clients

Avec Groupes de clients, le dossier peut être affecté à un groupe spécifique de collaborateurs. Ce groupe de clients n’écrase pas le gestionnaire de comptes. Les groupes de clients doivent être créés comme décrit au point 1.1.4 Groupes de clients.

2       Utilisation quotidienne de BookMate

L’utilisation au quotidien de la plateforme est très simple et s’articule autour de 2 principes. Les entrepreneurs ou leurs employés (identifiés comme Utilisateurs dans BookMate) envoyent leurs documents sur le portail client de BookMate et le comptable peut les télécharger pour traitement dans le logiciel comptable.

2.1       Portail clients

Les utilisateurs se connectent au portail de BookMate à l’aide des données envoyées dans l’e-mail automatique. Il est vivement recommandé de changer le mot de passe lors de votre première connexion. 

L’interface utilisateur est divisée en deux menus et une fenêtre principale. 

Le menu de gauche est destiné à l’utilisation quotidienne, le menu principal donne accès aux fonctionnalités moins fréquemment utilisées, telles que les réglages. La fenêtre principale contient les documents qui seront partagés avec le comptable, ainsi que l’ensemble des fonctionnalités / actions pour y arriver. 

2.1.1      Menu de gauche

Ce menu comprend les 3 boîtes aux lettres numériques Achat, Vente, Divers. Elles possèdent toutes les 3 les mêmes fonctionnalités pour traiter les fichiers. Ces boîtes sont divisées afin de simplifier et structurer la transmission d’informations au comptable. 

Outre les 3 boîtes aux lettres, il y a deux autres moyens de communication :

• Actualités : vous trouverez ici les informations utiles à propos de BookMate et le traitement de vos documents. 
• Messages : grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez contacter votre gestionnaire de dossier depuis l’application BookMate. Il recevra ce message comme un e-mail strandard. 
  • Le bouton vert de déclaration TVA envoie un e-mail standard à votre gestionnaire de dossier pour lui indiquer que l’ensemble des documents pour la période TVA en cours ont été transmis. 
    • Texte de l’e-mail : « Votre client déclare que l’ensemble des documents relatifs à la période TVA en cours ont été soumis pour le dossier concerné ». 

2.1.2      Fenêtre principale

Le contenu de la fenêtre principale chance selon la fonctionnalité sélectionnée par l’utilisateur dans les menus. Le chargement et la gestion des documents est l’action la plus importante dans cette fenêtre principale. 

2.1.2.1      Chargement des documents

La fenêtre principale est également divisée en plusieurs sections. 

Le premier champ « Boîte aux lettres » n’est pas un bouton. Il renseigne l’utilisateur quant à la boîte aux lettres au sein de laquelle il travaille actuellement. 

Le second champ est un bouton qui permet à l’utilisateur de charger un fichier dans BookMate. Les documents seront chargés vers la boîte aux lettres sélectionnée (dans la boîte « Vente » dans l’exemple). Le troisième et dernier champ est également un bouton qui permet de numériser et charger immédiatement des documents dans BookMate.

BookMate prend en charge le téléchargement des formats de fichiers suivants: UBL, JPEG et PDF. Les fichiers JPEG sont convertis en PDF par l’application. 

2.1.2.1.1      Chargement des documents

Le chargement des fichiers se fait via la boîte de dialogue par défaut du système d’exploitation de votre ordinateur. Plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés simultanément. La combinaison de touches dépend du système d’exploitation utilisé. Pour Microsoft Windows, CTRL-clic et Shift-clic permettent une sélection multiple. 

BookMate prend également en charge le glisser-déposer des fichiers vers la plateforme. L’utilisateur doit glisser-déposer les fichiers sur les noms des boîtes aux lettres du menu de gauche. Ils changeront de couleur: à ce moment-là, les fichiers peuvent être déposés.

2.1.2.1.2      Scan de documents

Certaines conditions doivent être réunies pour pouvoir scanner des documents. Une description détaillée de la configuration du scanner et du dépannage est disponible dans notre FAQ. 

Le scanner doit être installé correctement avec un pilote qui prend charge USB-Twain. Le plugin du navigateur doit être installé et l’utilisateur doit sélectionner le bon scanner dans la liste déroulante. L’utilisateur a la possibilité de scanner plusieurs pages. Il lui sera ensuite demandé de sélectionner/renommer une ou plusieurs pages. Si l’utilisateur ne sélectionne pas de page, seule la première page sera enregistrée. 

Si l’utilisateur dispose de plusieurs scanners, il doit sélectionner le bon scanner. Veuillez noter que les smartphones peuvent être utilisés comme scanners et apparaîtront dans la liste des appareils disponibles. 

Les scanners réseau (souvent multifonctions imprimante / scanner / copieur) peuvent figurer dans la liste des scanners disponibles, mais ils ne fonctionneront pas. C’est pourquoi nous recommandons aux utilisateurs de scanners réseau d’employer le téléchargement par e-mail.

2.1.2.1.3      Chargement par e-mail

Les documents peuvent également être chargés par e-mail. Lors de l’ajout d’une entreprise dans BookMate, 4 adresses e-mail sont automatiquement générées et communiquées par e-mail. Les e-mails avec des documents joints sont ajoutés aux boîtes aux lettres correspondantes. Il suffit d’envoyer les documents à l’une de ces 4 adresses e-mail. Si l’adresse unique est utilisée, l’utilisateur devra déterminer lors de sa prochaine connexion à BookMate à quelle boîte aux lettres la pièce jointe doit être ajoutée. 

Les e-mails peuvent avoir plusieurs documents en pièces jointes. Pour chaque pièce jointe, un élément est ajouté dans BookMate. 

Les e-mails HTML contenant des données de facturation en HTML seront convertis en PDF par BookMate. 

Les adresses e-mail peuvent également être retrouvées dans les paramètres du dossier :

2.1.2.1.4      API

BookMate est compatible avec le service Factures d’achat de CodaBox pour les clients CodaBox. Cette intégration est transparente lorsque le processus suivant est suivi : https://www.codabox.com/fr/services/factures-dachat/factures-dachat-en-trois-etapes/

2.1.2.2      Gestion des documents

Le tableau présentant les documents fournit d’abord les informations sur les fichiers. À la fin de ces lignes se trouvent des boutons permettant d’effectuer des actions sur chacun des documents. Au dessus du tableau se trouvent des boutons permettant d’effectuer des actions sur un ou plusieurs documents à la fois. Ces actions disponibles apparaissent lorsqu’un document est sélectionné.

• Nom
  • C’est le nom du document que vous avez chargé. Certains noms générés automatiquement peuvent sembler assez cryptiques, n’hésitez pas à en modifier le nom. La fonction de recherche dans BookMate sera limitée au nom. 
• Créé le
  • La date à laquelle le document a été ajouté à BookMate.
• Type
  • Indique si le document est un fichier PDF ou une facture électronique (UBL).
• Canal
  • Donne une indication sur la manière dont le document a été transmis dans BookMate.
• #Pages
  • Donne le nombre de pages que comptent le fichier PDF.
• Payé
  • Il s’agit d’un indicateur qui peut être activé par l’utilisateur s’il s’agit d’une facture payée ou non. Cette indication est uniquement présente pour des raisons administratives. Elle ne sera pas transmise au comptable.
• Remarque
  • Ce champ permet à l’utilisateur d’envoyer un message au comptable concernant ce document. 
• Actions
  • Actions qui peuvent être effectuées sur les fichiers chargés.

2.1.2.2.1      Actions

L’ensemble des actions disponibles ont une infobulle contenant plus d’informations. Ces infos apparaissent lorsque vous passez la souris sur l’action. 

2.1.2.2.1.1      Actions individuelles

• Visualisation rapide du document + changer le nom

Cliquer sur cette icône induit le même résultat que lorsqu’on clique sur le nom du fichier. Une nouvelle page s’ouvre. L’utilisateur peut visualiser et modifier le document sélectionné :

1. Modifier le nom du document / de la facture 
   1. Astuce : choisissez un nom logique pour votre document. Cela vous aider plus tard si vous avez besoin de retrouver un document. 
2. Actions : ces actions sont similaires aux actions présentes à la fin des colonnes présentes dans la boîte aux lettres numérique. On y reviendra en détails dans les paragraphes suivants. 
   1. Envoi d’un document
   2. Scinder un document
   3. Supprimer un document
   4. Télécharger le PDF
      1. Attention, veuillez noter que les fichiers UBL ne sont pas téléchargés ici.
   5. Fermer
      1. Retour vers la boîte aux lettres numérique
   6. Informations générales à propos du document
      1. Ces informations ne sont pas modifiables
   7. Remarque: il s’agit de la même remarque que celle décrite au point 1.2.2.2 Gestion des documents. 
      • Télécharger le PDF

Cette action vous permet de télécharger le fichier au format PDF.

Attention: si le document est un fichier UBL, alors un fichier PDF sera téléchargé uniquement si l’UBL contient un document PDF. 

• Scinder le document

Cette action vous permet de diviser un fichier PDF contenant plusieurs documents en plusieurs documents individuels. Ce fichier peut, par exemple, être le résultat de la numérisation de plusieurs factures, chacune d’entre elles devant ensuite devenir un seul document unique dans la boîte aux lettres.  

Après avoir sélectionné les pages qui se trouvent dans un seul document, cliquer sur « Traiter » vous permet de donner un nom au document avant de l’enregistrer. 

• Choisir le type de document

Utilisez cette action pour déplacer un document vers une autre boîte aux lettres numérique.

• Suppression d’un document

Retirer le document de la boîte aux lettres numérique.

2.1.2.2.1.2      Actions dynamiques

Certaines actions peuvent être appliquées à plusieurs documents d’un coup. Ces actions n’apparaîtront que si un ou plusieurs documents sont sélectionnés. 

• Envoyer

Pour mettre ses documents à disposition de son comptable, l’utilisateur sélectionne ‘envoi’, ce qui rend ses documents disponibles pour traitement sur le portail du comptable. Tous les documents sélectionnés seront envoyés. Les documents non-envoyés ne seront pas mis à disposition du comptable et donc non traités. Plusieurs fichiers peuvent être sélectionnés simultanément à l’aide des touches CTRL-clic et SHIFT-clic. 

• Fusionner les fichiers sélectionnés

Ce bouton permet de fusionner plusieurs documents. Ceci peut être utile si l’un de vos document est réparti sur différents fichiers.

• Tout sélectionner

Cette fonction vous permet de sélectionner l’ensemble des documents de la boîte aux lettre numérique active.

2.1.3     Menu supérieur

2.1.3.1      Archives

Les archives contiennent tous les documents transmis par l’utilisateur, y compris les documents supprimés. Cette archive dispose d’un filtre comprenant un certain nombre de paramètres. Les archives conserve la structure des trois boîtes aux lettres numériques bien que la sélection doive, dans ce cas-ci, se faire grâce au filtre et non via le menu de gauche. 

Les documents sont conservés dans les archives pour une durée de 7 ans. 

2.1.3.2      Apps

Cette fenêtre contient des liens utiles vers des sources externes de données et d’informations. 

2.1.3.3      Aide

Contient le lien vers ce fichier d’aide.

2.1.3.4      Nom d’utilisateur

2.1.3.4.1      Mon profil

L’utilisateur peut ici modifier son mot de passe et sa langue. Il peut également y configurer la connexion à DropBox. 

2.1.3.4.2      Paramètres des dossiers

L’utilisateur peut ici :

• retrouver les adresses e-mail utilisées par BookMate
• ‘white-lister’ un certain nombre d’e-mails et configurer la manière dont les documents chargés sont automatiquement envoyés pour traitement par le comptable
  • Si vous utilisez une ‘white-list’, les documents livrés par e-mail seront automatiquement transmis si l’expéditeur de l’e-mail est présent dans cette liste. Les documents transmis par d’autres expéditeurs resteront dans la boîte aux lettres du portail PME d’où ils pourront être transmis manuellement. 
• Demander de nouveaux utilisateurs au gestionnaire du dossier.

2.1.3.4.3      Conditions d’utilisation

L’utilisateur peut y retrouver les conditions d’utilisation. 

2.2       Tableau de bord pour le comptable

L’écran Clients actifs contient une synthèse de l’ensemble des dossiers activés dans BookMate et accessibles au collaborateur connecté. Les filtres en haut de l’écran permettent de limiter la liste affichée. 

En se basant sur les couleurs et les chiffres des colonnes 4 à 7, le collaborateur peut obtenir une indication du nombre de documents qui doivent encore être traités.

Les rectangles de couleur fonctionnent également comme un bouton permettant à l’utilisateur d’accéder à un aperçu détaillé du dossier. 

Les boutons de la première colonne (« Documents dans le portail ») conduisent le gestionnaire du dossier sur le portail PME. Voir 2.2.1.1.1 Portail client. 

Les boutons dans les trois colonnes suivantes conduisent l’utilisateurs aux détails du dossier (voir 2.2.1 Dossier). La seule différence réside dans la boîte aux lettres sélectionnée. L’utilisateur peut accéder aux mêmes détails via le nom de fichier qui sert de lien. De cette manière, aucun filtre prédéfini n’est appliqué. 

Les boutons indiquent combien des documents ont été chargés par l’utilisateur. S’il reste des documents à traîter, les boutons seront colorés. Les boutons relatifs au portail client deviendront gris s’il y a des documents prêts qui n’ont pas encore été envoyés au comptable. Les documents envoyés qui peuvent être traités par le comptable sont affichés en vert. 

Le bouton bleu dans la colonne « Téléchargement » permet à l’utilisateur d’envoyer un e-mail avec un lien vers le gestionnaire du compte. Ce lien téléchargera un fichier ZIP contenant tous les « documents à traiter » (voir 2.2.1.2 Documents à traiter). 

Les actions de la dernière colonne sont décrites dans 1.2.2.2.2.2 Configurer / Gérer un dossier.

2.2.1      Documents

Cette page contient tous les documents qui ont été téléchargés et transmis via BookMate par l’utilisateur afin d’être traités par le collaborateur connecté. Les filtres en haut de l’écran peuvent être utilisés pour modifier l’affichage. Veuillez noter que les filtres doivent être explicitement appliqués ou supprimés via les boutons « Filtrer » et « Réinitialiser ». 

Le bouton bleu « Télécharger » permet de télécharger un fichier zip contenant l’ensemble des documents non traités. Ce fichier zip sera téléchargé localement selon les paramètres du navigateur.

La partie inférieure de la fenêtre affiche la liste des documents. 

Les actions individuelles que le comptable peut effectuer sur les documents sont similaires à celles disponibles pour l’utilisateur. Voir 2.1.2.2.2.1.1.1 Actions individuelles.

2.2.1.1      Portail client

En cliquant sur le bouton « Portail client », le collaborateur ouvre le portail client tel qu’il est vu par le client/l’utilisateur.

Ce qui permet : 

• Mieux comprendre / interpréter certaines questions des clients (lors d’une conversation téléphonique par exemple)

Pour revenir à la vue comptable du portail en tant que collaborateur, il suffit de cliquer sur le nom du dossier client ou via le lien « Retour vers le bureau comptable » présent sous le profil utilisateur. Cette fonctionnalité est uniquement disponible pour le comptable et non pour les utilisateur.

2.2.1.2      Traitement d’un document

Pour chaque téléchargement, qu’il s’agisse d’un téléchargement direct ou d’un lien transmis par e-mail, BookMate vous demandera si les documents téléchargés doivent être marqués comme « Traité ». Dans BookMate, il s’agit d’un paramètre pour chaque document et il garantit que les documents seront ou ne seront pas téléchargés une deuxième fois. Dans BookMate « Traité » signifie : le document a été téléchargé et enregistré dans la comptabilité ou il sera enregistré dans la comptabilité, il n’est plus nécessaire de proposer ces documents au prochain téléchargement.

Si le comptable veut plus de contrôle, il est recommandé de cliquer sur « Non » et de régler chaque document individuellement sur « Traité » en cochant la case dans la colonne « Traité ».

Attention ! Une fois qu’un document est réglé sur « Traité », il n’est plus possible de le restaurer à l’état non traité.

2.2.1.3      Téléchargements

Les téléchargements garderont cette structure de dossiers :

• Zip
  • Achats-pdf
  • Achats-ubl
  • Ventes-pdf
  • Ventes-ubl
  • Divers-pdf
  • Divers-ubl

Les dossiers vides ne seront pas présents dans le fichier zip.

Les fichiers chargés au format jpg seront convertis au format pdf.