BookMate HelpFile

Onze help files gaan samen met een FAQ, we zullen onze help systemen en FAQ gaandeweg uitbreiden.

1         BookMate configureren

Proficiat, indien je hier geraakt bent, heb je succesvol je accounting/boekhoudkantoor aangesloten op ons BookMate platform. Van hieruit ga je verder ontdekken hoe je je collega’s of medewerkers toegang kan geven tot BookMate, alsook hoe je je cliënteel toegang geeft tot BookMate als eindgebruiker.

1.1       Kantoor Configuratie

Het beheren van het kantoor en zijn medewerkers gaat via de tab ‘Kantoor’:

1.1.1      Bedrijfsinformatie

De bedrijfsinformatie van het kantoor is puur informatief en dus optioneel.

• CONTACT INFORMATIE
  • Algemene informatie met betrekking tot de accountant (naam, contactgegevens, …).

• Een parameter die goed is om weten en te bekijken afhankelijk van de processen in het kantoor: KLANT TOEVOEGEN ENKEL DOOR ADMIN
  • Hiermee wordt bepaald of iedereen dossiers kan activeren op het platform, of enkel de admin-users.

1.1.2      Medewerkers beheren

In de tab “Medewerkers” kunnen kantoormedewerkers worden aangemaakt en beheerd:

BookMate ondersteunt 3 types medewerkers:

• ADMIN
  • Een admin-profiel kan de kantoorinstellingen aanpassen en heeft zicht op alle dossiers.
• MEDEWERKER
  • Een medewerker heeft geen toegang tot de kantoorinstellingen en kan enkel die dossiers bekijken en aanpassen waarvoor hij/zij dossierbeheerder of -medewerker is, en de dossiers behorende tot zijn/haar klantengroep(en).
• SUPPORT
  • Een support-profiel kan enkel werken in de werklijsten voor dossiers waaraan hij/zij toegewezen is (al dan niet via een klantengroep).

Het aanmaken en aanpassen van medewerkers is voorbehouden voor personen met het Admin profiel. De eerste aanvrager van de BookMate account is steeds een Admin gebruiker.

Bij de aanmaak van een medewerkersaccount worden de identificatiegegevens van de medewerker ingebracht. Na de aanmaak van de nieuwe medewerker ontvangt deze een e-mail met de nodige login-gegevens om toegang te krijgen.

Voor elke medewerker wordt (optioneel) ook aangeduid tot welke klanten en/of klantgroepen hij toegang krijgt. Uiteraard kan dit ook later aangepast worden.

1.1.3      Medewerkersgroepen

Binnen deze module kunnen Medewerkersgroepen worden aangemaakt die de organisatie en de werking van het kantoor weergeven.

Medewerkersgroepen kunnen toegewezen worden aan klanten of klantengroepen.

1.1.4      Klantgroepen

Binnen deze module kunnen Klantgroepen worden aangemaakt die de organisatie en de werking van het kantoor weergeven.

Bij de aanmaak van een Klantgroep wordt een naam en een e-mailadres toegekend aan de groep.

Verder worden aan een Klantgroep Klantendossiers en Medewerkers toegewezen.

Bij de activatie van een Klant wordt aan de Klant een Dossierbeheerder (Medewerker) en/of een Klantgroep toegewezen.

De communicatie van de klant naar het kantoor gebeurt onder andere via de berichten-functie en verloopt via een waterval-principe (cascade):

CASCADE

• De communicatie komt via e-mail terecht bij de Dossierbeheerder (Medewerker) toegewezen aan de Klant
• Bij gebrek aan een toegewezen Dossierbeheerder komt de communicatie terecht bij het e-mailadres van de Klantgroep toegewezen aan de Klant
• Bij gebrek aan een toegewezen Klantgroep komt de communicatie terecht op het functioneel e-mailadres van het Kantoor

1.2       Dossiers beheren

Aangezien BookMate de documentenstroom van de KMO (eindgebruiker) wil structureren is het nodig om deze eindgebruikers te kunnen toevoegen en beheren.

1.2.1      Dossier toevoegen

Klanten mappen één op één op dossiers in BookMate, dossiers kunnen toegevoegd worden vanuit het klanten menu.

Voor elke klant wordt een minimum aan informatie gevraagd. De configuratie parameter is voor toekomstige uitbreiding van BookMate en kan niet worden gewijzigd.

Op dit moment is het mogelijk om contactpersonen aan het dossier toe te voegen. Het is echter niet verplicht om de contactpersonen onmiddellijk toe te voegen, aangezien contactpersonen ook later in het proces toegevoegd kunnen worden.

Klanten kunnen gedeactiveerd worden indien ze niet langer klant zijn bij het accountantskantoor.

Gedeactiveerde klanten kunnen hier terug geactiveerd worden.

Voor gedeactiveerde klanten kan hier het volledige archief gedownload worden.

1.2.2      Dossier configureren/beheren

Je komt terecht in de instellingen van een klantendossier door te klikken op het “Dossierinstellingen”-icoontje bij de acties van een dossier in de Actieve klanten monitor.

Je kan ook naar de instellingen gaan door eerst te klikken op de naam van het betreffende klantendossier en vervolgens op ‘Dossierinstellingen‘ aan de linkerzijde van het scherm.

1.2.2.1      Dossierinstellingen

De dossierinstellingen bevatten algemene bedrijfsinformatie zoals contactinformatie van de onderneming en de dossierbeheerder binnen het kantoor.

Note: Het is momenteel niet mogelijk om de dossiercode aan te passen, deze code is momenteel niet gebruikt in BookMate, daar er geen directe integratie is met de boekhoudsoftware.

1.2.2.2      Configuratie

1.2.2.2.1      Gebruikers

Nadat een klantendossier werd geactiveerd en geconfigureerd, kunnen op dit scherm (bijkomende) Gebruikers worden aangemaakt en geactiveerd. Gebruikers kunnen toegang krijgen tot het KMO-portaal voor één of meerdere klantendossiers.

Elke gebruiker krijgt bij aanmaak een Profiel toegewezen waarmee zijn toegangsrechten tot het KMO-portaal worden bepaald. ‘Document processing’ is momenteel de enige mogelijke waarde voor BookMate.

Aan de hand van het e-mailadres van de (nieuwe) gebruiker wordt nagegaan of de gebruiker reeds bestaat en toegang heeft tot BookMate. Zijn toegang wordt in dat geval uitgebreid tot het nieuwe dossier. Via deze weg kunnen eventueel dubbele e-mailadressen aangemaakt worden, dit wil zeggen dat het mogelijk is om 1 e-mailadres te gebruiken voor meer dan 1 onderneming/dossier.

Na het aanmaken van de gebruiker wordt een activatie e-mail uitgestuurd naar de gebruiker.

De e-mail bevat de nodige Login gegevens voor het KMO-portaal:

Het gepersonaliseerd e-mailadres dat door de ondernemer kan gebruikt worden om gedigitaliseerde documenten door te sturen naar BookMate: ondernemingsnummer@my.bookmate.be.

EERSTE LOGIN

Bij de eerste Login wordt de nieuwe gebruiker gevraagd om de Gebruiksvoorwaarden voor de toepassing te aanvaarden. Vervolgens opent het KMO-portaal en komt hij terecht op het Dashboard van zijn onderneming. Het wordt ten stelligste aangeraden om op deze moment het automatisch gegenereerde wachtwoord te veranderen.

Nadien kunnen de gebruiksvoorwaarden teruggevonden worden door in het menu bovenaan op de eigen naam te klikken en daar ‘Gebruiksvoorwaarden’ te kiezen.

1.2.2.2.2      Dossierbeheerder

Via Dossierbeheerder en Klantgroep worden de kantoormedewerkers toegewezen die toegang krijgen tot het betreffende dossier via de Actieve klanten monitor.

DOSSIERBEHEERDER

• Huidige dossierbeheerder: typisch vastgelegd bij de activatie van het dossier.
• Nieuwe dossierbeheerder: selecteer hier de nieuwe dossierbeheerder.
• Medewerkers: selecteer één of meerdere kantoormedewerkers die via hun Actieve klanten monitor eveneens toegang krijgen tot het betreffende klantendossier.

KLANTGROEP

• Huidige klantgroep: typisch vastgelegd bij de activatie van het dossier.
• Nieuwe klantgroep: selecteer hier de nieuwe klantgroep die toegang krijgt tot het betreffende klantendossier.

1.2.2.2.3      Klantgroep

Via Klantgroep kan het dossier toegewezen worden aan een bepaalde groep medewerkers. Deze klant groep overschrijft de dossierbeheerder niet. Klantgroepen dienen aangemaakt te worden zoals beschreven in 1.1.4 Klantengroepen.

2       Dagelijks gebruik van BookMate

Dagdagelijks gebruik is zeer eenvoudig en draait rond 2 principes. De ondernemers of hun medewerkers (in BookMate geïdentificeerd als de Gebruikers) laden documenten op in het klantenportaal van BookMate en de accountant kan deze documenten downloaden om deze te verwerken in de boekhoudsoftware.

2.1       Klantenportaal

Gebruikers loggen aan op het BookMate klantenportaal met de gegevens die gestuurd zijn in de e-mail. Het is ten sterkste aangeraden om bij eerste login het passwoord zo snel mogelijk te veranderen!

De gebruikersinterface is opgedeeld in 2 menu’s en een centraal venster.

Het linkermenu is voor dagdagelijks gebruik, het hoofdmenu geeft toegang tot minder frequent gebruikte functionaliteiten, zoals instellingen. Het centrale venster bevat de documenten die met de accountant gedeeld zullen worden, alsook alle functionaliteiten/acties om dit te doen.

2.1.1      Linkermenu

Dit menu omvat de 3 digitale postbussen, Aankoop, Verkoop en Divers. Deze postbussen omvatten dezelfde functionaliteiten om bestanden te behandelen. Deze postbussen zijn opgesplitst om de informatieverstrekking naar de accountant te vereenvoudigen en te structureren.

Naast de 3 postbussen zijn er nog 2 communicatie functionaliteiten:

• Nieuws: hier vindt u nuttige nieuwsitems met betrekking tot BookMate en het digitaal verwerken van uw boekhoudkundige stukken.
• Berichten: via deze functionaliteit kan je je dossierbeheerder een e-mail sturen vanuit de BookMate applicatie. Je dossierbeheerder ontvangt deze als een standaard e-mail.
  • De groene BTW aangifte knop stuurt een voorgedefinieerde e-mail naar je dossierbeheerder, om aan te geven dat alle documenten voor de huidige BTW periode doorgegeven zijn.
    • E-mail tekst: “Uw klant meldt dat alle documenten mbt de lopende BTW-periode werden ingediend voor het betreffende dossier.”
    •  

2.1.2      Centraal Venster

Het centrale venster verandert van inhoud in functie van de functionaliteit die de gebruiker geselecteerd heeft in de menu’s. Documenten opladen en beheren is de belangrijkste actie in het centraal venster.

2.1.2.1      Documenten opladen

Ook het centrale venster is opgedeeld in verschillende secties.

Het eerste veld:’ Digitale postbus’ is geen knop en geeft de gebruiker een idee in welke postbus hij momenteel werkt.

Het 2^de veld is een knop en laat de gebruiker toe om een bestand op te laden in BookMate. De documenten zullen opgeladen worden in de geselecteerde postbus (in het voorbeeld in de ‘Verkoop’ postbus). Het 3^de en laatste veld is ook een knop en laat toe om documenten te scannen en onmiddellijk op te laden in BookMate.

BookMate ondersteunt het opladen van volgende bestandsformaten: UBL, JPEG en PDF. De JPEG-bestanden worden intern omgezet naar PDF-bestanden.

2.1.2.1.1      Documenten opladen

Bestanden opladen gebruikt het standaard dialoogvenster van het besturingssysteem van de computer. Meerdere bestanden kunnen gelijktijdig geselecteerd worden, de toetsencombinatie is afhankelijk van het besturingssysteem, voor Microsoft Windows zullen de CTRL-Click en SHIFT-Click voor multi-select zorgen.

BookMate ondersteunt ook het slepen van bestanden naar BookMate (‘drag & drop’). De gebruiker dient de bestanden te slepen over de postbussen in het linker menu, deze zullen van kleur veranderen, op dat moment kunnen de bestanden neergezet worden.

2.1.2.1.2      Documenten scannen

Om documenten te scannen, moet aan een paar voorwaarden voldaan zijn. Een gedetailleerde beschrijving van de scannerconfiguratie en probleemoplossing is beschikbaar in onze FAQ.

De scanner dient correct geïnstalleerd te zijn, met een driver die USB-TWAIN ondersteunt, de browser plug-in dient geïnstalleerd te zijn en de gebruiker moet de correcte scanner selecteren uit de drop-down list. De gebruiker heeft de mogelijkheid om meerdere pagina’s te scannen, waarna de gebruiker gevraagd wordt om 1 of meerdere pagina’s te selecteren en te benoemen. Indien de gebruiker geen pagina selecteert zal enkel de eerste pagina opgeslagen worden.

Indien de gebruiker meerdere scanners ter beschikking heeft dient hij de correcte scanner te selecteren. Let op: smartphones kunnen als scanner gebruikt worden en zullen dus ook in de lijst van beschikbare scanners verschijnen.

Netwerkscanners (vaak multi-functional printer/scanner/copier) kunnen in de lijst met beschikbare scanners staan, maar deze zullen niet werken, we raden bij netwerk scanners dan ook aan om deze via email upload te gebruiken.

2.1.2.1.3      E-mail upload

Documenten kunnen via e-mail opgeladen worden. Tijdens de onboarding van de onderneming zijn 4 e-mailadressen aangemaakt en gecommuniceerd via e-mail. E-mails met documenten in bijlage worden toegevoegd aan de desbetreffende postbussen, het volstaat om de documenten te versturen naar 1 van de 4 e-mailadressen. Indien het uniek e-mailadres gebruikt wordt, zal de gebruiker bij zijn volgende bezoek in BookMate moeten bepalen in welke postbus deze bijlage thuishoort.

E-mails kunnen meerdere documenten in bijlage hebben, voor elke bijlage wordt een item toegevoegd in BookMate.

HTML e-mails die factuurdata in HTML bevatten worden door BookMate omgezet in PDF.

De e-mail adressen zijn ook terug te vinden in de dossierinstellingen:

2.1.2.1.4      API

BookMate ondersteunt de CodaBox Aankoopfacturen service voor CodaBox klanten. Deze integratie gebeurt naadloos wanneer volgend proces gevolgd wordt: https://www.codabox.com/diensten/aankoopfacturen/aankoopfacturen-drie-stappen/

2.1.2.2      Documenten beheren

De tabel met documenten geeft vooreerst informatie over de bestanden. Op het einde van de lijnen staan knoppen die het mogelijk maken om bepaalde acties uit te voeren op de individuele documenten, net boven de tabel staan acties die uitgevoerd kunnen worden op één of meerdere documenten, deze acties verschijnen wanneer een document geselecteerd is.

• Naam
  • Dit is de naam van het toegevoegde document. Aangezien sommige automatisch gegenereerde namen nogal cryptisch kunnen zijn, is het soms aangeraden om de naam aan te passen. De zoekfunctie in BookMate zal zich beperken tot de naam.
• Aangemaakt op
  • Datum waarop het document toegevoegd is aan BookMate.
• Type
  • Dit geeft weer of het document een PDF-bestand of een elektronische factuur (UBL) is.
• Kanaal
  • Indicatie van hoe het document in BookMate is gekomen.
• #Pagina’s
  • Aantal pagina’s in het PDF-bestand.
• Betaald
  • Dit is een vlag die gezet kan worden door de gebruiker indien het een factuur is die betaald is of niet en dient enkel voor administratieve redenen, deze informatie gaat wordt niet meegeven aan de boekhouder/accountant.
• Opmerking
  • Via dit veld kan de gebruiker een boodschap doorgeven aan de accountant met betrekking tot het document.
• Acties
  • Handelingen die op de opgeladen bestanden uitgevoerd kunnen worden.

2.1.2.2.1      Acties

De acties hebben allemaal een tooltiptekst, wanneer je met de muis over de actie gaat verschijnt er meer informatie.

2.1.2.2.1.1      Individuele acties

• Snelle document preview + Naam document wijzigen

Klikken op de naam van het bestand heeft hetzelfde resultaat als klikken op de knop in de actie kolom. Een nieuwe pagina opent waar de gebruiker enkel het geselecteerde document kan bekijken en bewerken:

1. Wijzig de naam van het document/factuur
   1. Tip: Gebruik een logische naam voor je document, dit zal een voordeel zijn later als je een document moet terugvinden in het archief
2. Acties: deze acties zijn gelijkaardig aan de acties op het einde van de lijn in de digitale postbus, deze worden in de volgende paragrafen in detail besproken.
   1. Document verzenden
   2. Document splitsen
   3. Document verwijderen
   4. PDF downloaden
      1. Let op, hier worden geen UBL-bestanden gedownload
   5. Sluiten
      1. Keer terug naar de digitale postbus
   6. Algemene informatie van het document
      1. Deze informatie is niet editeerbaar.
   7. Opmerking: dit is dezelfde ‘opmerking’ als beschreven in 1.2.2 Documenten beheren
      • Download pdf

Deze actie laat toe om het PDF-bestand te downloaden.

Let op: indien het document een UBL-bestand is, dan zal er enkel een PDF-bestand gedownload worden indien de UBL een PDF-document bevat.

• Document opsplitsen

Deze actie laat toe om één pdf-bestand met meerdere documenten te splitsen in het gewenste aantal documenten. Dit bestand kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van het scannen van meerdere facturen, die nadien elk hun eigen document moeten worden in de digitale postbus.

Na het selecteren van de pagina’s die in 1 document horen, zorgt ‘verwerken’ er voor dat het document opgeslagen wordt zodra de gebruiker het document een naam gegeven heeft.

• Kies type document

Gebruik deze actie om een document te verplaatsen naar een andere digitale postbus.

• Document verwijderen

Verwijder het document van de digitale postbus.

2.1.2.2.1.2      Dynamische acties

Bepaalde acties zijn toepasbaar op meerdere documenten tegelijk en zullen pas verschijnen indien er één of meerdere documenten geselecteerd zijn.

• Verzenden

De gebruiker dient de documenten aan de accountant te bezorgen via ‘verzenden’, dit zorgt ervoor dat de documenten beschikbaar worden voor verwerking in het portaal van de accountant. Alle geselecteerde documenten worden verzonden. Documenten die niet verzonden zijn zullen niet beschikbaar zijn voor de accountant en zullen dus ook niet verwerkt worden. Meerdere bestanden kunnen gelijktijdig geselecteerd worden door middel van de CTRL-Click en SHIFT-Click.

• Samenvoegen van geselecteerde bestanden

Via deze actie kunnen meerdere documenten samengevoegd worden. Dit kan handig zijn indien een document van meerdere pagina’s gespreid is over verschillende bestanden.

• Alles selecteren

Met deze functie selecteer je alle documenten in de actieve digitale postbus.

2.1.3      Top Menu

2.1.3.1      Archief

Het archief bevat alle documenten die door de gebruiker opgeladen zijn, inclusief de verwijderde documenten. Het archief omvat een filterfunctie, op basis van een aantal parameters. Ook het archief behoudt de structuur van de 3 digitale postbussen, al moet de selectie hier onder de filterparameters gebeuren en niet in het linker menu.

Documenten worden voor 7 jaar opgeslagen in het archief.

2.1.3.2      Apps

Dit venster bevat handige links naar externe bronnen van data en informatie.

2.1.3.3      Help

Bevat de link naar deze HelpFile.

2.1.3.4      Gebruikersnaam

2.1.3.4.1      Mijn profiel

Hier kan de gebruiker zijn wachtwoord en taal wijzigen, alsook de verbinding met DropBox configureren.

2.1.3.4.2      Dossierinstellingen

Hier kan de gebruiker

• de door BookMate ondersteunde e-mailadressen terug vinden
• bepaalde emailadressen ‘white-listen’, en configureren of documenten opgeladen via bepaalde e-maildressen automatisch moeten verzonden worden voor verwerking door de boekhouder/accountant.
  • Indien u gebruik maakt van de een ‘white list’ zullen documenten die worden aangeleverd via e-mail énkel automatisch worden doorgestuurd indien de afzender van de mail opgenomen staat in deze lijst. Documenten die verzonden worden door andere afzenders zullen blijven staan in de postbus van het KMO-portaal, vanwaar ze manueel kunnen worden doorgestuurd.
• nieuwe gebruikers aanvragen bij de dossierbeheerder.

2.1.3.4.3      Gebruiksvoorwaarden

De gebruiker kan de gebruiksvoorwaarden hier terugvinden.

2.2       Accountant/Boekhouder Dashboard

De Actieve klanten monitor bevat het overzicht van alle dossiers die in BookMate werden geactiveerd én toegankelijk zijn voor de ingelogde medewerker. Via de filters bovenaan het scherm kan de weergegeven lijst beperkt worden.

De medewerker kan aan de hand van de kleuren en nummers in de 4^de tot en met de 7^de kolom een indicatie krijgen van het aantal nog te verwerken documenten.

De gekleurde rechthoeken hebben niet alleen een visuele functie, ze zullen als knop fungeren, waarmee de gebruiker naar een detailoverzicht van het dossier gaat.

De knoppen in de eerste kolom (‘Documenten in het portaal’) brengen de dossierbeheerder naar het KMO portaal, zie 2.2.1.1 Klantenportaal.

De knoppen in de volgende 3 kolommen brengen de gebruiker allemaal naar dezelfde details van het dossier (zie 2.2.1 Dossier), het verschil zit in de digitale postbus die voorgeselecteerd is. De gebruiker kan naar dezelfde details gaan via de dossiernaam die dient als hyperlink, via deze weg is er geen voorgedefinieerde filter toegepast.

De knoppen geven weer hoeveel documenten de gebruiker opgeladen heeft. Indien er documenten te verwerken zijn hebben de knoppen een kleur. De knoppen gerelateerd aan het klantenportaal worden grijs indien er documenten klaar staan die nog niet verstuurd zijn naar de accountant/boekhouder. De verstuurde documenten die door de accountant/boekhouder verwerkt kunnen worden, worden weergegeven in groen.

De blauwe knop in de kolom ‘Download’ geeft de gebruiker de mogelijkheid om een e-mail met een hyperlink te sturen naar de dossierbeheerder. Deze hyperlink zal een zip-bestand downloaden met al de ‘te verwerken documenten’. Zie 2.2.1.2 Document verwerken.

De acties in de laatste kolom zijn beschreven in 1.2.2 Dossier configureren/beheren.

2.2.1      Dossier

Het dossier bevat alle documenten die in BookMate opgeladen en doorgestuurd werden door de gebruiker, om verwerkt te worden door de ingelogde medewerker. Via de filters bovenaan het scherm kan de weergegeven lijst beperkt worden. Let op, de filters dienen expliciet toegepast of verwijderd te worden via de knoppen ‘Filter’ en ‘Reset’.

De blauwe knop ‘Download’ zal alle niet verwerkte documenten downloaden in een zip-bestand. Dit zip-bestand wordt lokaal gedownload volgens de browserinstellingen.

Het onderste gedeelte van het venster geeft de lijst met documenten weer.

De acties die de accountant kan uitvoeren op de individuele documenten zijn gelijkaardig aan de acties die de gebruiker kan uitvoeren. Zie 2.1.2.2.1.1 Individuele acties.

2.2.1.1      Klantenportaal

Via de klantenportaal-knop kan een kantoormedewerker het klantenportaal openen zoals dit ook door de klant/gebruiker wordt gezien.

Op deze manier kunnen:

• Bepaalde vragen van de klant gemakkelijker begrepen of geïnterpreteerd worden (bijvoorbeeld tijdens een telefonisch gesprek).

Om als medewerker terug te keren naar het accountant/boekhouder portaal, volstaat het om op de dossiernaam te klikken of via de hyperlink ‘Terug naar accountant’ onder het gebruikersprofiel. Deze functionaliteit is enkel beschikbaar voor de boekhouder/accountant, deze functie is niet beschikbaar voor de gebruikers.

2.2.1.2      Document verwerken

Bij elke download, of het nu via direct download of via e-mail hyperlink is, zal BookMate vragen of de gedownloade documenten op ‘Verwerkt’ gezet moeten worden. In BookMate is dit een parameter voor elk document en deze zal ervoor zorgen dat bepaalde documenten al dan niet nog een 2^de keer gedownload zullen worden of niet. In BookMate betekent ‘Verwerkt’: het document is gedownload en in de boekhouding ingegeven of het zal ingegeven worden in de boekhouding, het is niet meer nodig om deze documenten bij een volgende download nog aan te bieden.

Indien de accountant meer controle wil is het aangeraden om ‘Nee’ te klikken en elk document afzonderlijk op ‘Verwerkt’ te zetten via de checkmark in de ‘Verwerkt?’-kolom.

Let op! Eens een document op ‘Verwerkt’ gezet is, is het niet meer mogelijk om het terug te zetten naar niet-verwerkt.

2.2.1.3      Downloads

De downloads zullen volgende mappenstructuur hebben:

• Zip
  • Aankoop-pdf
  • Aankoop-ubl
  • Verkoop-pdf
  • Verkoop-ubl
  • Diverse-pdf
  • Diverse-ubl

Lege mappen zullen niet aanwezig zijn in het zip-bestand.

Bestanden die opgeladen zijn als jpg zullen omgezet zijn naar pdf.