1 Algemeen

Deze verklaring legt uit hoe CodaBox NV/SA (“wij”, “ons”, “onze”) met kantoren te Diestsepoort 1, 3000 Leuven, België (telefoon: +32 2 880 84 80), als verantwoordelijke voor de verwerking, persoonsgegevens verwerkt die wij van u verzamelen via de website www.bookmate.be en wanneer u de BookMate-services gebruikt.

CodaBox maakt deel uit van Isabel Group die bestaat uit:

• Isabel NV/SA, met kantoren te Keizerinlaan 13-15, 1000 Brussel, België (tel: +32 2 545 17 11);
• Clearfacts BV/SRL, met kantoren te Posthoflei 1 / boîte 1A, 2600 Antwerpen, België (tel: +32 3 369 55 66); en
• Clearnox SAS, met kantoren te 8 Rue Honoré de Balzac, 37000 Tours, Frankrijk (telefoon: +33 2 47 60 65 96).

2 Updates van deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring op elk moment te wijzigen, maar zullen dit in elk geval doen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. We zullen u, indien mogelijk, per e-mail op de hoogte brengen van eventuele belangrijke wijzigingen in deze verklaring.

Deze verklaring werd voor het laatst gewijzigd en herzien op 11/10/2021.

3 Informatie die we verzamelen

3.1 Klantenrelatie

Wanneer u of uw bedrijf klant wordt van Isabel Group of een van haar aangesloten bedrijven, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, taalvoorkeur en telefoonnummer, tevens kennen wij u of uw bedrijf een klantnummer toe;

b. De producten die u of uw bedrijf gebruikt en factuurgegevens.

3.2 Registratiediensten

Wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, adres, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over uw bedrijf, het aantal gebruikte banken en potentiële gebruikers van de diensten;

b. We verzamelen ook alle e-mails die we met u uitwisselen.

Wanneer u zich via onze website registreert voor de BookMate-services, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, telefoonnummer, IBA (Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants) lid nummer en e-mailadres;

b. Arbeidsgegevens: de naam van het bedrijf waarvoor u werkt en het adres;

c. Informatie over u: uw taalvoorkeur.

3.3 Gebruik van diensten

Wanneer u de BookMate-services gebruikt, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres, faxnummer, telefoonnummer en uw IP-adres;

b. Informatie over u: uw taalvoorkeur;

c. Arbeidsgegevens: naam, adres, btw-nummer, rechtsvorm, bankrekeningnummer, financiële dienstverleners;

d. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser.

Wanneer u de BookMate-services gebruikt, bent en blijft u of uw accountant verwerkingsverantwoordelijke van alle andere persoonlijke gegevens die worden geüpload; wij treden op als verwerker van deze gegevens.

3.4 Klantenondersteuning

Wanneer we een schermdeelsessie met u starten, om u te ondersteunen bij het gebruik van onze producten, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;

b. Alle informatie die wordt gedeeld tijdens de sessie voor het delen van het scherm (audio en video).

Wanneer u contact met ons opneemt via onze website of per telefoon, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer (optioneel);

b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam en uw functie binnen dat bedrijf;

c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: uw IP-adres, beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;

d. Alle aanvullende informatie die u zou opnemen in de berichten die u ons stuurt; en/of

e. Alle informatie die tijdens het gesprek wordt gedeeld.

We kunnen ook, wanneer u deze verstrekt, informatie verzamelen met betrekking tot uw persoonlijke assistent.

3.5 Marketing

Wanneer u zich aanmeldt voor en/of een evenement bijwoont dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en titel, e-mailadres en telefoonnummer;

b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: uw bedrijfsnaam;

c. Alle andere informatie met betrekking tot het evenement.

We verzamelen ook persoonlijke gegevens over u van andere organisatoren van evenementen waaraan u toestemming hebt gegeven om die persoonlijke gegevens met ons te delen.

Wanneer u zich aanmeldt voor en/of deelneemt aan een webinar dat wij organiseren, verzamelen wij de volgende soorten persoonsgegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres;

b. Gegevens met betrekking tot uw bedrijf: naam en btw-nummer;

c. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;

d. De vragen die u tijdens het webinar kan insturen.

Wanneer u deelneemt aan een van onze enquêtes, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam en e-mailadres;

b. De antwoorden die u op de enquête heeft gegeven.

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw naam, professionele e-mail en taalvoorkeur;

b. Werkgegevens: uw bedrijfsnaam en adres;

Uw toestel- en gebruiksinformatie worden ook verzameld wanneer u de nieuwsbrieven leest.

3.6 Website browsing

Terwijl u door onze website bladert, verzamelen we de volgende soorten persoonlijke gegevens over u:

a. Identificatiegegevens: uw IP-adres;

b. Gegevens met betrekking tot beveiliging: beveiligingslogboeken, verbindings- en activiteitenlogboeken en de user-agent van uw webbrowser;

c. Wanneer u ons toestemming geeft, verzamelen we ook gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website, zoals de pagina’s die u hebt geraadpleegd of als u onze website in het verleden al heeft bezocht.

4 Verwerkingsdoeleinden

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

a. Waar het nodig is voor de uitvoering van een contract tussen u en ons of om op uw verzoek stappen te ondernemen om een contract aan te gaan:

i. Om u en/of uw bedrijfsgebruikers in staat te stellen zich te registreren en gebruik te maken van onze diensten.

ii. Om u belangrijke berichten te sturen met betrekking tot uw gebruik van de diensten.

iii. Om u de door u gevraagde informatie te verstrekken en uw vragen te beantwoorden wanneer u contact met ons opneemt.

iv. Om u ondersteuning te bieden wanneer u problemen ondervindt bij het gebruik van onze services.

v. Om de relatie tussen u, onze klant, en ons en andere leden van de Isabel-groep te beheren.

vi. Om uw bedrijf of vertrouwende partijen te factureren voor het gebruik van onze diensten.

vii. Om de veiligheid van onze diensten, inclusief uw gegevens, te waarborgen.

viii. Om u in staat te stellen zich te registreren voor en deel te nemen aan onze webinars of onze evenementen.

b. B. Waar u uw toestemming hebt gegeven:

i. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en u meer informatie te verstrekken over onze diensten.

ii. Om op uw verzoek contact met u op te nemen en een afspraak met u te maken.

iii. Om ons in staat te stellen u promotionele aanbiedingen en informatie over onze en andere leden van de Isabel Group-producten te sturen, in overeenstemming met uw keuzes.

iv. Om u enquêtes te sturen, zodat we feedback kunnen ontvangen, zodat we onze producten kunnen verbeteren.

v. Om uw feedback over onze producten en diensten te verzamelen.

vi. Om een ​​sessie voor het delen van schermen te starten wanneer u hierom vraagt ​​om ondersteuning te krijgen.

vii. Om cookies op uw browser te plaatsen en geavanceerde statistieken uit te voeren op basis van de informatie die deze cookies ons verstrekken.

c. C. Waar nodig voor onze gerechtvaardigde belangen, zoals hieronder vermeld, en waar niet terzijde geschoven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden:

i. Om de veiligheid van onze en andere toepassingen, diensten, processen, websites en databases van Isabel Group te verzekeren.

ii. Om een spoor te behouden van onze zakelijke relaties met u, als bestaande of potentiële klant van Isabel Group.

iii. Om herziening van eerdere oproepen voor opleiding van agenten en voor kwaliteitscontrole mogelijk te maken.

iv. Om sporen te bewaren van acties die zijn ondernomen tijdens sessies voor het delen van schermen.

v. Om bestaande klanten informatie te sturen over de evolutie van de Isabel Group en de producten van haar aangesloten bedrijven; u kunt te allen tijde verzoeken om deze communicatie stop te zetten via een uitschrijflink die onderaan elke communicatie aanwezig is.

vi. Om onze diensten te verbeteren en nieuwe commerciële aanbiedingen voor de hele groep te ontwikkelen door b.v. trends, terugkerende problemen, klantgedrag, door uw gebruik van onze diensten;

vii. Om reclame te maken voor onze diensten bij bestaande klanten.

viii. Om niet-nominatieve informatie te verkrijgen over de bezoekers die de websites van Isabel Group raadplegen.

Voor deze doeleinden hebben we een afwegingstest uitgevoerd, zoals de wet vereist, en hebben we vastgesteld dat, rekening houdend met de beperkte verzamelde persoonlijke gegevens, de uitgevoerde verwerking en uw redelijke verwachtingen, ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van deze verwerkingsactiviteiten niet wordt opgeheven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden.

d. Waar het voor ons noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals het melden van misdaad of poging tot misdrijf, of belastingaangifte.

5 Onthulling en overdracht van persoonsgegevens

Om onze diensten aan u te kunnen leveren en voor de bovenstaande doeleinden, moeten we uw persoonsgegevens delen met:

a. Personeel van CodaBox en Isabel Group met toegang op een “need to know”-basis en met contractanten die een vertrouwelijkheidsovereenkomst met ons hebben ondertekend.

b. Externe verwerkers, gevestigd in de Europese Economische Ruimte, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:

i. Google Analytics, die ons eenvoudige statistieken geeft over het aantal unieke bezoekers op onze website.

ii. Amazon Web Services (AWS), die verantwoordelijk is voor het hosten van onze website en applicaties.

iii. OVH, die hostingdiensten levert voor onze website.

c. Externe verwerkers in de Verenigde Staten van Amerika, die ons enkel op basis van onze instructies ondersteunen bij de verwerking van uw persoonlijke gegevens en die onderworpen zijn aan passende vertrouwelijkheidsverplichtingen:

i. MailChimp, waarmee we bulkmailings kunnen versturen voor nieuwsbrieven en marketingcampagnes.

d. YouTube, een onafhankelijke controller, gevestigd in Ierland, die diensten levert om video’s op onze website weer te geven.

e. Overheidsinstellingen of regelgevende instanties in overeenstemming met onze rapportageverplichtingen.

6 Beveiliging en bewaring van gegevens

Uw persoonsgegevens zijn en blijven strikt vertrouwelijk.

We nemen alle redelijke maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen. Dit omvat het opzetten van processen en procedures om de ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van uw persoonlijke gegevens tot een minimum te beperken. We zorgen ervoor dat de derde partijen waarmee we uw persoonsgegevens delen, ook over adequate beveiligingsmaatregelen beschikken.

We bewaren uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om de doeleinden te bereiken die zijn gedefinieerd in sectie 4 (Verwerkingsdoeleinden), met maximale bewaartermijnen zoals hieronder gedefinieerd:

a. Contactgegevens en informatie die wordt gebruikt om u in staat te stellen contracten digitaal te ondertekenen, worden bewaard tot het einde van onze contractuele relatie.

b. Basis klantgegevens en factuurgegevens worden bewaard tot 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie.

c. Gegevens die worden verzameld wanneer u diensten bij ons koopt, worden bewaard gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie, zoals vereist door de Belgische wetgeving.

d. Gegevens die worden verzameld wanneer u onze diensten gebruikt, worden bewaard gedurende 10 jaar na het einde van onze contractuele relatie, zoals vereist door de Belgische wetgeving;

e. Gegevens die worden verzameld wanneer u contact met ons opneemt voor vragen of ondersteuning, worden 10 jaar bewaard.

f. Gegevens die worden verzameld wanneer u informatie over onze diensten aanvraagt, worden 3 jaar bewaard of totdat u ons verzoekt uw gegevens te verwijderen.

g. Oproepen en opnemen van schermdeling worden 1 maand bewaard.

h. Gegevens verzameld voor statistische doeleinden worden 14 maanden bewaard.

i. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze webinars bij te wonen, worden 12 maanden bewaard.

j. Gegevens die worden verzameld om u in staat te stellen zich te registreren en onze evenementen bij te wonen, worden bewaard gedurende 1 maand nadat de evenementen hebben plaatsgevonden.

k. Gegevens die via enquêtes worden verzameld, worden 12 maanden bewaard.

l. Technische en beveiligingslogboeken worden maximaal 6 maanden bewaard.

m. Gegevensback-ups, gemaakt om veiligheidsredenen, worden 4 weken bewaard;

n. Gegevens die voor marketingdoeleinden worden verzameld, worden bewaard zolang we uw toestemming hebben.

7 Kinderen

Gebruikers van BookMate moeten minimaal 18 jaar oud zijn.

8 Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Er zullen geen geautomatiseerde beslissingen over u worden genomen, noch zullen er profielen worden gemaakt als onderdeel van de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.

9 Uw rechten

U heeft het recht om ons te vragen om een kopie van uw persoonsgegevens, om ons te vragen om correctie, verwijdering of beperking (stopzetting van actieve) verwerking van uw persoonsgegevens en om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, machineleesbaar formaat. Bovendien kunt u in bepaalde omstandigheden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (met name wanneer we uw persoonsgegevens niet hoeven te verwerken om te voldoen aan een contractuele of andere wettelijke vereiste).

Waar we om uw toestemming hebben gevraagd, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken; dit heeft echter geen invloed op de verwerking die al heeft plaatsgevonden vóór de intrekking. U kunt uw toestemming, gekoppeld aan ons gebruik van cookies, intrekken door de cookies gekoppeld aan ons domein te verwijderen.

U kunt de bovengenoemde rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals beschreven in het gedeelte ‘Contact’ hieronder.

Deze rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld als het voldoen aan uw verzoek persoonlijke gegevens over een andere persoon zou onthullen, of als u ons vraagt om informatie te verwijderen die we wettelijk verplicht zijn te bewaren of waarvan we een dwingend gerechtvaardigd belang hebben om te bewaren.

Als je onopgeloste problemen hebt, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

10 Contact

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of om welke reden dan ook contact met ons wilt opnemen in verband met de verwerking van uw persoonlijke gegevens, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming door een e-mail te sturen naar privacy@codabox.com of door een gedateerd en ondertekend verzoek aan CodaBox NV/SA, Diestsepoort 1 – 3000 Leuven, België.

11 Cookies